Versturen van mailing met stemcodes

Een van onze aanvullende opties die wij aanbieden is het versturen van de mailing met de stemcodes naar de stemgrechtigden. Maar hoe gaat dit in zijn werk en hoe zit het met de privacy van de stemmers? In dit artikel leggen wij de werkwijze aan je uit.

Privacy stemgerechtigden

Wij van de Onlinestemtool vinden privacy erg belangrijk. Indien je ervoor kiest om gebruik te maken van deze optie, dan ga je bij het invullen van het formulier akkoord met de verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst beschrijft wat we met de data mogen doen en dat we alle data na het versturen van de uitnodiging verwijderen. De stemgerechtigden zijn hierdoor verzekerd dat de anonimiteit en privacy is gewaarborgd. We voldoen hiermee aan alle geldende AVG-wetgeving en richtlijnen. 

Benodige informatie

Voor het verzenden van de mailing hebben wij alleen het e-mailadres en de naam van de stemgerechtigde nodig. Indien je meer informatie in de mail wilt hebben staan dan is dat mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan de tekst in de mail. Je levert de gegevens aan in een Excel-bestand. Na het ontvangen van de gegevens, worden de unieke stemcodes aan de stemgerechtigden gekoppeld.

Mailing naar stemgerechtigden

De mail die de stemmers ontvangen bevat onder andere de stemcode, de link naar de stemwebsite en het verzoek om een stem uit te brengen. Daarnaast staat er stapsgewijst beschreven hoe de stem kan worden uitgebracht. Bekijk hier een voorbeeldmail. Het is ook mogelijk om extra informatie toe te voegen, zoals een link naar de online vergadering of een andere pagina met extra informatie over de stemming. Voordat de mail wordt verstuurd, ontvang je een testmail waarin je kunt zien hoe de mail naar de stemgerechtigden eruit ziet. Je kunt dan nog eventuele wijzingen doorgeven. De mail wordt pas verstuurd, nadat jullie akkoord hebben gegeven op de testmail. 

Bekijk hier de tarieven voor de aanvullende opties.